Таблица для репетитора: учёт занятий и оплат, готовый шаблон

Журнал занятий: одна строка на урок

Это главный лист, остальные считаются из него. Расписание на неделю здесь не нужно, для него есть отдельный шаблон расписания. В журнал вы записываете то, что уже случилось. Назовите лист «Журнал».

Цены в примере условные. Как завести за десять минут:

• Заголовки впишите в первую строку и закрепите её: в Google Таблицах «Вид» → «Закрепить» → «1 строка».
• Статус и оплату сделайте выпадающими списками: «Данные» → «Проверка данных» → «Раскрывающийся список». Статусы: проведено, перенос, пропуск. Оплата: оплачено, пакет, долг.
• Колонка D нужна, если у вас бывают занятия разной длины: так видно, сколько часов вы реально работаете.
• Колонку H «Месяц» добавьте с формулой =МЕСЯЦ(A2) и протяните вниз. По ней считается сводка.
• Заполняйте в тот же вечер. Через неделю вы уже не вспомните, был ли это перенос или пропуск.

Учёт оплат и долгов по ученикам

Второй лист, назовите его «Оплаты»: одна строка на ученика. Он отвечает на вопрос «сколько занятий ещё оплачено» и показывает долги.

• Колонка D заполняется вручную: пришла оплата за 8 занятий, прибавили 8.
• Колонка E считается сама: =СЧЁТЕСЛИМН(Журнал!B:B; A2; Журнал!E:E; "проведено") + СЧЁТЕСЛИМН(Журнал!B:B; A2; Журнал!E:E; "пропуск"). Она берёт из журнала строки с этим учеником и статусом «проведено» или «пропуск», потому что оплачиваются оба.
• Колонка F: =D2-E2. Положительное число значит, что занятия оплачены вперёд, ноль значит, что всё закрыто, минус значит долг. У Лизы в примере минус один урок.
• Подсветка долгов: выделите колонку F, «Формат» → «Условное форматирование» → «Меньше» → 0, выберите красный цвет.
• В Excel формулы те же, ссылка на лист пишется так же: Журнал!B:B. Если программа ругается на точку с запятой, замените её запятой, это зависит от региональных настроек.

Если вы самозанятый, добавьте колонку «Чек выбит» с флажком. Подробности про налог смотрите на сайте ФНС.

Сводка за месяц: доход по ученикам

Третий лист, «Сводка». В ячейку E1 впишите номер месяца, например 10. Остальное посчитается само.

• B2: =СЧЁТЕСЛИМН(Журнал!B:B; A2; Журнал!E:E; "проведено"; Журнал!H:H; $E$1)
• C2: то же, но с условием "пропуск" вместо «проведено».
• D2: =СУММЕСЛИМН(Журнал!G:G; Журнал!B:B; A2; Журнал!E:E; "проведено"; Журнал!H:H; $E$1) + СУММЕСЛИМН(Журнал!G:G; Журнал!B:B; A2; Журнал!E:E; "пропуск"; Журнал!H:H; $E$1)
• Итого: =СУММ(D2:D4), диапазон растяните на всех учеников.

Раз в месяц смотрите на эту сводку не только ради суммы. Видно, кто даёт основной доход, у кого больше всего пропусков и сколько часов в неделю у вас реально занято. Если вы думаете о цене, сверьтесь с обзором «Сколько стоит занятие с репетитором в 2026 году».

Правила переносов и пропусков

Таблица честна только тогда, когда у каждого статуса есть заранее оговорённый смысл. Пришлите правила родителю до первого занятия, чтобы они остались в переписке.

• Перенос: предупредили не позже чем за сутки. Занятие не списывается, в журнале статус «перенос», а новое занятие записывается отдельной строкой.
• Поздняя отмена: позже чем за сутки. Занятие списывается, в журнале статус «пропуск» с пометкой в теме. Можно сделать одно исключение в месяц.
• Пропуск: ученик не пришёл и не предупредил. Статус «пропуск», занятие оплачивается.
• Отмена по вашей вине: болезнь, сбой связи. Статус «перенос», ученик ничего не теряет.
• Болезнь ученика: решите заранее. Например, перенос без списания, если предупредили до обеда в день занятия.

Чтобы сводка не врала, у каждого списанного занятия должен быть статус «проведено» или «пропуск»: оба считаются в оплатах и в доходе. Поздние отмены записывайте как «пропуск» с пометкой в теме. Статус «перенос» не списывается нигде.

Как не забывать про долги

Таблица хранит цифры, но не напоминает о них. Привычка «посмотреть в таблицу» должна быть привязана к событию.

• Раз в неделю, например в воскресенье вечером, откройте лист «Оплаты» и посмотрите красные строки.
• Когда остаток равен 1, напишите родителю заранее, не дожидаясь нуля.
• Не копите минус дольше одного занятия. Следующее занятие проводите после оплаты.

Что написать

• «Здравствуйте! У Маши остался один оплаченный урок. Подскажите, когда удобно оплатить следующий абонемент на 8 занятий?»
• «Добрый день! По моей таблице оплачено 4 занятия, проведено 5. Прошу оплатить пятое и следующий абонемент. Реквизиты те же.»
• «Напоминаю про оплату. Чтобы не терять время на уроке, прошу переводить до начала занятия. Спасибо!»
• «Здравствуйте! Занятие в четверг пока не подтверждаю: есть неоплаченный урок. Как только поступит оплата, всё в силе.»

Пишите спокойно и с цифрами. Фраза «по таблице» звучит как факт, а не как упрёк.

Когда учеников больше десяти

Примерно на десяти учениках таблица начинает мешать. Признаки такие: вы отвечаете на переносы вечером и в выходные, забываете напомнить о занятии, а новые родители ждут ответа «есть ли время» несколько часов.

Таблица не решает именно эту часть: она не напоминает и не отвечает людям. Остаётся переписка. Её можно отдать боту в MAX или Telegram: он записывает ученика на свободное время круглосуточно, напоминает о занятии за сутки и за 2 часа, а ученик сам отменяет запись в «Моих записях». Заявки приходят вам в мессенджер и в журнал в кабинете, там же запись можно перенести.

Оплату, абонементы и долги бот не ведёт, для них вам по-прежнему нужны таблицы из этой статьи. Подробнее о том, как это устроено, читайте в статье «Бот для записи к репетитору». Бесплатный тариф не ограничен по времени, 14 дней доступны все возможности «Бизнеса».

Частые вопросы