Расписание репетитора: шаблон таблицы и как его вести
В сентябре расписание собирается заново: новые ученики, старые просят другое время, кто-то покупает пакет, кто-то платит за каждый урок. Держать это в голове не получится. Ниже — шаблон таблицы, который можно скопировать, и правила, которые избавят от путаницы с оплатой и переносами.
Что учитывать в расписании
Расписание репетитора — это не только «кто и когда». Чаще всего путаница возникает вокруг денег и переносов, поэтому их стоит записывать сразу.
- Ученик и контакт. Для школьника — телефон родителя: договариваетесь и получаете оплату обычно от него.
- Предмет, класс, цель. «Математика, 9 класс, ОГЭ» — чтобы перед уроком не вспоминать, к чему готовитесь.
- Постоянное время. Обычно ученик занимается в один и тот же слот каждую неделю.
- Оплата: разово или пакетом, сколько занятий в пакете осталось.
- Домашнее задание — что задали и сделано ли.
- Статус занятия: проведено, перенесено, отменено вовремя или поздно.
Шаблон таблицы
Удобнее всего два листа. Первый — список учеников, он меняется редко:
| Ученик | Контакт | Предмет, цель | Постоянное время | Оплата |
|---|---|---|---|---|
| Маша К. | мама, +7 … | Математика, 9 кл., ОГЭ | Вт, Чт 17:00 | пакет 8 |
| Артём | сам, +7 … | Английский, B1, для работы | Ср 19:30 | разово |
| Лиза П. | папа, +7 … | Физика, 11 кл., ЕГЭ | Сб 11:00 | пакет 4 |
Второй — журнал занятий: одна строка на каждый урок.
| Дата | Время | Ученик | Статус | Оплата | Остаток пакета | Домашка |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 16.09 | 17:00 | Маша К. | проведено | пакет | 7 | № 5–12, сделано |
| 17.09 | 19:30 | Артём | проведено | оплачено, чек | — | эссе, 150 слов |
| 18.09 | 17:00 | Маша К. | перенос на 19.09 | — | 7 | — |
| 20.09 | 11:00 | Лиза П. | поздняя отмена | пакет | 3 | вариант 3 |
Как пользоваться:
- Остаток пакета уменьшайте после каждого проведённого урока и после поздней отмены, если так договорились. Когда осталось одно занятие — напомните об оплате.
- Колонку «Домашка» сделайте с флажком: в Google Таблицах это меню «Вставка» → «Флажок» (справка Google).
- Если вы самозанятый, отмечайте в колонке «Оплата», выбит ли чек в «Мой налог». Налог — 4% с оплат от физлиц и 6% от организаций, например онлайн-школы; лимит дохода — 2,4 млн ₽ в год (ФНС).
- Раз в месяц посчитайте проведённые, перенесённые и сгоревшие уроки. Так видно, кто из учеников переносит чаще других и какие часы пустуют.
Тетрадь, таблица или календарь
- Тетрадь или ежедневник. Всегда под рукой, работает без интернета. Годится, пока учеников пять-шесть: дальше переносы превращаются в зачёркивания, а остаток пакета приходится пересчитывать.
- Google Таблицы. Шаблон выше, доступ с телефона и компьютера, легко посчитать деньги за месяц. Минус — таблица сама ни о чём не напоминает.
- Календарь в телефоне. Постоянные уроки заводятся один раз как повторяющееся событие: в Google Календаре — поле «Не повторять» → выбрать частоту (справка Google). Напоминание приходит вам перед уроком. Оплату и домашку в календаре вести неудобно.
Рабочая связка для большинства: время уроков — в календаре, деньги, пакеты и домашка — в таблице.
Правила переносов и отмен
Самая частая дыра в расписании — отмена за час до урока. Договоритесь о правилах до первого занятия и пришлите их родителю сообщением, чтобы они остались в переписке.
- Срок бесплатного переноса. Например, не позже чем за сутки или до 20:00 накануне.
- Что с поздней отменой: урок считается проведённым, списывается из пакета или переносится один раз в месяц без списания — выберите и держитесь одного правила.
- Если отменяете вы — урок переносится без списания в удобное ученику время.
- Болезнь — решите отдельно: например, перенос без списания, если предупредили утром.
- Напоминание накануне — самый простой способ сократить забытые уроки.
Когда расписание съедает вечера
Таблица хранит расписание, но не отвечает людям. А в сентябре пишут много: новые родители спрашивают, есть ли время, старые ученики просят перенести, и всё это — во время урока или в одиннадцать вечера.
Эту часть может взять бот в MAX или Telegram:
- Записывает на свободное время по вашему расписанию — в любое время суток. Занятые часы ученик не увидит, поэтому двух учеников на один слот не будет.
- Каждая запись приходит вам в мессенджер и в журнал на сайте. Там же календарь: можно записать ученика вручную, поставить перерыв или перенести урок — ученику придёт сообщение.
- Ученик сам видит и отменяет свою запись в «Моих записях» — время освобождается для других.
- Напоминает о занятии: на тарифе «Старт» (390 ₽ в месяц) — за 2 часа, на «Бизнесе» (890 ₽ в месяц) — за сутки и за 2 часа.
Бесплатный тариф не ограничен по времени: один бот в одном мессенджере и до 30 записей в месяц в журнале. Первые 14 дней бот работает со всеми возможностями «Бизнеса», карта не нужна. Оплату, пакеты и домашку бот не ведёт — для них оставьте таблицу. Подробнее — в статье «Бот для записи к репетитору».
Частые вопросы
Где удобнее вести расписание репетитора — в тетради, таблице или календаре?
Тетрадь подходит, пока учеников пять-шесть. Дальше удобнее связка: календарь в телефоне для времени занятий и Google Таблица для оплат, пакетов и домашних заданий.
Как учитывать пакеты занятий?
Заведите колонку «Остаток пакета» и уменьшайте её после каждого проведённого или сгоревшего по правилам урока. Когда остаётся одно занятие, напомните родителю об оплате следующего пакета.
Что делать, если ученики постоянно переносят занятия?
Договоритесь о правиле отмены заранее и пропишите его в сообщении или договоре: например, перенос бесплатно не позже чем за сутки, позже — занятие считается проведённым. И напоминайте об уроке накануне — так меньше забытых занятий.
Источники
- ФНС: налог на профессиональный доход — ставки, лимит, чеки в «Мой налог» (сентябрь 2026)
- Справка Google Таблиц: как добавить флажки (сентябрь 2026)
- Справка Google Календаря: повторяющиеся мероприятия (сентябрь 2026)